Redacta una cláusula de pagos como un Pro

Redacta una cláusula de pagos como un Pro

Generalmente, uno de los temas que más interesa a partes de un contrato es la cláusula de pago. Más específicamente, el precio a pagar y la(s) fecha(s) de vencimiento del pago. ¿A poco no?

Sin embargo, siempre hay otras disposiciones en el contrato que se relacionan con los pagos y que también merecen mucha atención, incluidas las cláusulas “de cajón” relacionadas con disputas, retenciones de pagos, derechos y obligaciones que nacen como consecuencia del incumplimiento de pago y más.

A continuación te platico una lista de las disposiciones de pago que se encuentran en la mayoría de los contratos comerciales, destacando los temas clave que se deben considerar durante la revisión de los mismos.

Estas ideas están escritas desde la perspectiva del cliente ya que es la parte que, por naturaleza, realiza los pagos.

1. Fechas de vencimiento de pago

En muchas ocasiones, el pago es al contado… es decir, el pago se hace cuando el producto o servicio se entrega. Pero en muchas otras ocasiones, el vendedor le da crédito al comprador. En estos casos, es obvio que el vendedor tratará de negociar el plazo mas corto posible. Por el contrato, el comprador siempre tratará de negociar plazos mas largos.

Cuando estas negociando un contrato con un comprador grande, muchas veces no tienes, realmente, mucho márgen de maniobra para negociar plazos mas cortos.

Con lo anterior en mente, un error muy común que he notado en mi experiencia, es que el contrato no establece claramente cuando empieza a contar el plazo para pagar una factura.

Dependiendo de cómo se redacte la cláusula, el plazo para pagar podría empezar:

  • Cuando el vendedor envía la factura al comprador (¿qué pasa si la factura cae en tu bandeja de correo no deseado? El plazo empieza a correr aunque no te hayas dado cuenta de que ya te llegó la factura);
  • Cuando el comprador recibe la factura del vendedor (¿qué pasa si el vendedor te envía la factura pero aun no te ha entregado el producto o servicio o bien, no lo ha entregado al 100%?;
  • Cuando el comprador recibe el producto o servicio, sin importar si la factura correspondiente ya se emitió o no;
  • En funcion de la fecha de la factura (¿qué pasa si la factura la recibes hoy pero tiene fecha de hace 10 días?);
  • Cuando el comprador confirma de recibido la factura (¿que pasa si el comprador la recibe pero no te manda confirmación de recepción?).
Por lo anterior, es muy importante que, al redactar el contrato, tengas mucho cuidado para que sea muy claro el momento y las condiciones requeridas para que el plazo de pago empiece a correr.

2. Calendarización de los pagos

Los clientes deben prestar mucha atención a cuándo se deben realizar los pagos: ¿Por adelantado o por periodos transcurridos'? ¿Anualmente, trimestralmente o mensualmente? Un tema interesante es el del pago de “anticipos”. Generalmente, el vendedor quiere que el anticipo se le pague para, entonces, empezar a trabajar bajo el contrato. Por otro lado, los compradores muchas veces quieren que el pago del “anticipo” venza a favor del vendedor en función del crédito otorgado. En este ultimo caso, el anticipo ya no es, realmente, un anticipo. Más bien se trataría de un “primer pago parcial”.Ahora bien, como cliente, tener o no tener dinero en la bolsa, es muy importante como arma de negociación frente al vendedor. Por ejemplo, si al vendedor ya se le pagó un año completo de servicios, entonces el comprador no tendrá ningun tipo de leverage en contra del vendedor si éste incumple. Por el contrario, si el comprador paga mensualmente o si el pago esta pactado contra la entrega del producto o servicio, entonces el comprador tendrá mas fuerza de negociación.

3. Facturas Objetadas

Un derecho contractual que es muy recomendable para los compradores es el de poder objetar o disputar - de buena fe - facturas del vendedor cuando éstas tengan errores de fondo o de forma. Adicionalmente, también es muy recomendable que el contrato establezca que el cliente podrá retener fondos en estos casos. Para lo anterior, en el contrato podrías redactar que el pago procederá siempre y cuando la factura enviada sea correcta en cuanto a su fondo y forma, y que - en caso de errores - el retraso en cuanto al pago no será considerado un incumplimiento de contrato y, por ende, no aplicarán intereses moratorios ni penalizaciones.Tener el derecho de retener pagos es su palanca muy fuerte, a favor del comprador, para forzar al vendedor a que se siente a negociar para solucionar problemas.

4. Plazos de notificación de disputas

Algunos contratos imponen una fecha límite para el envío de notificaciones para disputar facturas. Por ejemplo, un cliente puede perder el derecho a disputar facturas y retener fondos si no se opone por escrito antes de, digamos, 15 días. En estos casos, si tu eres el cliente, es recomendable que negocies extender lo más posible, el plazo contractual para disputar facturas. El momento para denunciar la disputa no necesariamente tiene que coincidir con el momento para realizar el pago. Por ejemplo, pudiera ser que pagues una factura mensual a tiempo y luego, al descubrir el error, tengas derecho a retener el pago de la factura del mes siguiente.Toma en cuenta que hay organizaciones que tardan más, o menos, para revisar internamente un asunto. Generalmente las empresas grandes son mucho mas lentas que las pequeñas.

5. Pagos por Cargos Extras

Asi como los vendedores generalmente quieren limitar al cliente en cuanto al tiempo para disputar facturas, es recomendable que tu, como cliente, también negocies un plazo predefinido (lo mas corto posible) para que el vendedor te informe y facture cualesquiera cargos extras. Me ha tocado conocer casos donde, después de meses, un vendedor le envia a su cliente una factura inesperada por supuestos cargos extra de hace seis meses o más. No es nada agradable esta situción.Para evitar esto, el cliente debe incluir una disposición en el contrato que ponga un plazo límite que evite que el vendedor cobre cargos extra si no informaron y facturaron dentro del plazo negociado.

6. Intereses moratorios o penalidades

Los vendedores generalmente tratan de imponer intereses moratorios o bien, una pena convencional, sobre los pagos atrasados. El cliente, en principio, deben intentar eliminar esta disposición (o al menos reducirla lo mas posible), especialmente cuando el cliente es una empresa grandes que, en teoría, no implica un riesgo (aunque tristemente hay empresas muy grandes que, abusivamente, acostumbran no pagar sus cuentas a tiempo).Una opción que puedes negociar es que los intereses moratorios o la pena convencional empiece hasta después de que el vendedor haya notificado por escrito al cliente sobre el retraso de pago. Por ejemplo, la disposición podría permitir que el vendedor cobre intereses solo si el pago está vencido por más de 15 días, y solo después de la notificación y el período razonable para subsanar (por ejemplo, otros 5 días).

7. Gastos Normales

Por regla general, cada parte debe hacerse cargo de sus propios gastos relacionados con contrato. Sin embargo, si el vendedor insiste en cobrarle ciertos gastos al cliente (por ejemplo, gastos de viaje, alimentos, derechos pagados al gobierno, etc.), asegúrate de que estos gastos solo son procedentes previa autorización del cliente.Ahora bien, sobre todo en contratos con jurisdicción en USA, también es importante establecer que la parte que pierda un litigio será quien pague los gastos del juicio. En México, la misma ley establece que el perdedor pagará los gastos de juicio pero en otros países, no es así.

8. Descuentos o Bonificaciones

En caso de que las partes hayan negociado algún tipo de descuento especial o bonificaciones sujeto a que se alcancen ciertas metas de negocio, es muy importante que quede muy claro, en el contrato, como se calcularán. Por ejemplo, es común que en algunos contratos comerciales se diga que si el cliente compra, dentro de un año calendario, X cantidad de dinero en bienes, entonces tendrá derecho a una bonificación anual equivalente a Y cantidad. En estos casos, sería importante definir claramente qué productos o servicios son elegibles, dentro de qué periodo se tomarán en cuenta dichas compras, si se considerará todo lo comprado aunque aun no se haya pagado o bien, si solo se considerarán las adquisiciones que ya estén pagadas, etc.

Conclusión:

Los contratos comerciales suelen ser complejos y, por ello, incluyen una gran cantidad de cláusulas. Los temas relacionados a pagos son, por naturaleza, de los mas importantes tanto para el comprador como para el vendedor. Por ello, siempre ten mucho cuidado al revisar y negociar este tipo de cláusulas.
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