La Importancia del Administrador de Contratos

Office Worker 01

En esta página he publicado muchos artículos relacionado con la importancia de contar con buenos contratos para documentar los acuerdos y negociaciones de las empresas… pero, quien los administra?

Administración de Contratos?

Redactar un contrato es el paso 1; firmarlo es el paso 2; administrarlo es paso 3.  Todos sabemos que un contrato se forma por clausulas y son estas las que detallan los acuerdos entre las partes.  Ahora bien, en muchas ocasiones y sobre todo cuando el contrato tiene vigencia por un cierto tiempo (a diferencia de los contratos instantáneos), las partes están obligadas a llevar a cabo acciones o a satisfacer obligaciones durante la vigencia del contrato e incluso, a veces, después de su terminación.  Aquí es donde el “administrador del contrato” toma relevancia.

Qué es un administrador de contrato?  Es la persona que está al pendiente de que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se lleven a cabo de conformidad con lo acordado por las partes.  Me ha tocado en varias ocasiones darme cuenta que el contrato es muy bien hecho, establece los derechos y obligaciones de cada parte y hasta los procedimientos pormenorizados para ejercer los derechos y cumplir con las obligaciones pero la falla viene después de la firma del contrato ya que, muchas veces, el documento simplemente se archiva y nadie se preocupa por revisar los procedimientos establecidos, ni por reclamar los derechos que le correspondan, etc.

Siempre he sostenido que un abogado es quien debe redactar los contratos (con el debido apoyo de las áreas operativas de la empresa) pero quién lo debe administrar?  Generalmente el abogado que redactó el contrato no es quien lo administra en el día a día, ya que los abogados generalmente no estamos involucrados en las operaciones cotidianas de la empresa.  Al respecto me refiero a la realización de pedidos, del registro de las cuentas por cobrar y por pagar, del pago y cobro de dichas cuentas, de la tramitación de los seguros (cuando se requieran), de la formulación de reportes de avances de obra/trabajo/servicios, de la realización de instalaciones y/o de servicios dentro o fuera de garantía, etc.  Para todo lo anterior es que es importante designar a una persona (abogado o no) que se encargue y tenga como responsabilidad dar el seguimiento adecuado a que los derechos y las obligaciones establecidas en el contrato se cumplan.  Incluso, el administrador del contrato es la persona que, en caso de incumplimiento de la contraparte, tendría la obligación de avisar al abogado de la empresa para que, en conjunto, se tomen las decisiones pertinentes.

Quien administra tus contratos?  Consideras importante dicha administración?

Ahora, también es importante mencionar que la administración de un contrato debe ir muy de la mano con el área jurídica ya que, generalmente, lo que haga o deje de hacer el administrador del contrato afectará, legalmente, al contrato y, tal vez, a los derechos y/o acciones disponibles para las partes.

Como siempre, estoy a tus órdenes.  Llámame al (81) 8399-0579 para apoyarte en lo legal de tu empresa.  También, suscríbete al Newsletter de Mafud Abogados.  Saludos.

Jorge Mafud.

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