Por Qué No Solo te Debe Asesorar el Notario – Parte 3.

Siguiendo con la serie de “Por qué No Solo te Debe Asesorar el Notario”, parte 1 y parte 2, en esta ocasión les comparto la más reciente anécdota… de ayer.

Precisamente ayer estaba revisando los documentos corporativos de una empresa de medianito tamaño.  Es una empresa constituida en el 2002 que ha tenido diversas variaciones en cuanto a sus accionistas toda vez que la empresa se constituyó con 2 socios al 50%, después hubo una transmisión de acciones de uno a otro socio y posteriormente uno de los socios transmitió todas sus acciones, salvo una, al otro accionista y la acción solitaria fue adquirida por un tercero.  Esta empresa, también ha tenido algunos aumentos de capital social, una vez en cuanto al capital fijo y dos veces en cuanto al variable.

Ahora bien, algo hasta cierto punto fuera de lo común en las empresas mexicanas pequeñas y medianitas, la sociedad a la que me refiero cuenta con todas las asambleas ordinarias anuales de accionistas correspondientes y varias extraordinarias (cambio de domicilio social y modificación a otra cláusula de sus estatutos).  Todas ellas realizadas con la asesoría de cierto notario público.

Los Errores en los Documentos:

Al revisar los documentos corporativos, me di cuenta de varios errores que, si bien son involuntarios seguramente, representan errores que, de una u otra forma, ponen a la empresa en incumplimiento de la Ley General de Sociedades Mercantiles (la “Ley”).

a) En algunas asambleas, después del cambio de domicilio social, se siguió mencionando el primer domicilio de la sociedad;

b) En todas las asambleas ordinarias, en la lista de asistencia, al principio se decía “En la ciudad de “X”, Nuevo León, siendo las 8:00 horas del día….”, pero al final, sobre la firma del escrutador (persona que cuenta el número de acciones que se encuentran representadas en la asamblea) se puso “Ciudad de “Y”, Nuevo León”;

c) En una asamblea ordinaria posterior al primer aumento de capital social variable, se omitió contemplar dichas nuevas acciones de la “serie B” (las que generalmente representan al capital social variable), es decir, solo se mencionaron las acciones del capital social fijo;

d) En fecha posterior a la constitución de la empresa, se designó a un nuevo comisario pero dicho nuevo comisario tenia impedimento legal para fungir como tal, cosa que no se advirtió al momento del nombramiento y;

e) Diversas asambleas ordinarias de accionistas fueron protocolizadas ante el notario, cosa que, conforme a la ley, no es necesario (solo las asambleas extraordinarias deben protocolizarse).

Mi Opinión:

De lo anterior, puedo concluir que el notario en cuestión hizo un trabajo deficiente para la empresa que le pagó íntegramente sus honorarios.  Es más, considerando que algunas de las asambleas ordinarias de accionistas fueron protocolizadas, no dudo que haya hasta cobrado honorarios extras.

Como ya lo he dicho en las entregas anteriores, estoy convencido que los notarios (o más bien, los empleados del notario) no cometen los errores en forma voluntaria, sino mas bien se dan en virtud de la carga de trabajo que generalmente tienen las notarías… pero ello tampoco es excusa.

Qué repercusiones pudieran tener estos errores?

Depende… si la empresa en cuestión es controlada por un solo accionista pudieran no habría repercusiones, pero pensemos en una empresa donde haya varios socios y llegaran a haber diferencias de criterio entre ellos (cosa que en muchas ocasiones sucede)… ahí si pudieran darse problemas toda vez que los errores contenidos en las actas de asamblea las vuelven anulables.

Reitero, como lo he hecho antes, mi recomendación es que cualquier aspecto legal de la empresa sea revisada por un abogado de confianza y, otra cosa, se vale cuestionar al notario, es decir, si al leer el proyecto de escritura, algo no se entiende o te das cuenta que está mal, díselo al notario para que lo corrija.

Como siempre, quedo a tus órdenes para apoyarte en lo legal de tu empresa… estoy en el (81)899-0579.  También, suscríbete al Newsletter de Mafud Abogados para recibir estos artículos directamente en tu correo.  Saludos.

Jorge Mafud.

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9 comentarios
  1. LiC. RKO
    LiC. RKO Dice:

    Hola Lic. Mafud, precisamente buscando algo similar a lo de su artículo, encontre esta página y lo felicito por la misma. Por otro lado estoy de acuerdo en que existe una irresponsabilidad por parte de los notarios y su personal, no creo que sea en todos lados y deberá haber sus excepciones, pero es increible que alguien dotado de fe pública y que lo hayan autorizado para ello, tenga estas deficiencias. En su lugar, creo que me fijaría bien lo que firmo y no lo haría de buena fe.

  2. julian_meza
    julian_meza Dice:

    No comparto el criterio del autor de este articulo, pues el Notario no es quien redacta las Actas de Asamblea, es responsabilidad de los socios quienes en el desahogo de la asamblea nombran a un DELEGADO ESPECIAL para que comparezca ante el Notario Público a PROTOCOLIZAR el acta que de dicha asamblea se levanta, es decir, ante el Notario solo comparece el Delegado Especial y este último, previo a cerciorarse de la Legal Existencia de la Persona Moral, su inscripción ante el Registro de Comercio y de confirmar que la persona que comparece tiene facultades especiales para otogar el acto jurídico, unicamente se protocoliza el acta (SE TRANSCRIBE EN SU PROTOCOLO) y se encarga de la inscripción de la misma ante el Registro Público de Comercio, en conclusión los errores en la redacción de las actas de asamblea son errores de los Socios por firmar documentos que no leyeron bien y no se cercioraron de los errores contenidos, y de los Abogados que asesoran a la empresa que en lugar de convocar a asambleas y estar presentes en el desarrollo de las mismas utilizan formatos que tampoco son de su autoria y los presenta a los socios para que los firmen. Saludos

    • jorgemafud
      jorgemafud Dice:

      Estimado Lic. Julian,

      Primero que nada, gracias por visitar este sitio y por aportar tu opinión que, sin duda, es muy válida.

      Lo que tu comentas es, exactamente, el deber ser.

      La realidad es que muy pocas empresas hacen lo que tu comentas… solo las empresas grandes (y alguna que otra mediana) tiene asesoría jurídica interna y muchas menos celebran físicamente sus asambleas.

      En mi experiencia, tal vez limitada, la mayoría de las empresas que celebran asambleas de socios le piden al notario de su confianza que les redacte la asamblea, la protocolice y la inscriba en el registro público del comercio.

      Ahora, como lo he manifestado en esta serie de artículos, estoy completamente seguro que los empleados de las notarias no se equivocan premeditadamente…. sino que el cúmulo de trabajo provoca dichos errores. Eso aunado a que, sin lugar a dudas, muchos pero muchos clientes no leen lo que firman!!! O bien, no preguntan cuando tienen dudas ya que asumen que el trabajo hecho en las notarias esta correcto, ya que confían en los notarios.

      Lo peor del caso es que, muchas veces, los notarios tampoco leen lo que firman, ya que confían en su empleados (esto si que me consta).

      Finalmente, la labor de los notarios es imprescindible y mis opiniones en esta serie de artículos tienen el objetivo de recomendarle a los empresarios a que obtengan asesoría jurídica adicional a la que las notarías dan.

      Quedo, por supuesto a tus órdenes licenciado. Te envío un saludo hasta mi natal Tampico.

      JM

  3. Lic. Rodrigo Bonilla
    Lic. Rodrigo Bonilla Dice:

    Considero que el Notario Público está exento de culpa en estos casos, no comparto del todo lo aquí expuesto, veamos por que, en primer lugar la única función del Notario es protocolizar un acta que se entiende fue elaborada por el abogado de la empresa, el Notario en nada tiene que ver con la redacción y sobre todo tanto error en las mismas, otra cosa, dudo mucho que un acta en donde se hagan constar actos irregulares como el ejemplo del Comisario se haya realizado ante el Notario, pues al momento de inscribirla en el Registro de Comercio se la hubieran rechazado así de fácil. Aquí los únicos responsables son los abogados corporativos que según asesoran a las empresas, pues desconocen en gran parte el contenido de la ley en la materia.

    Inisisto la única función del Notario es protocolizar un acta, que el cliente le lleva, es todo.

    Saludos

    • jorgemafud
      jorgemafud Dice:

      Estimado Rodrigo,

      Primero que nada, un saludo! Te agradezco tu comentario y de eso se trata esta página, de comentar e intercambiar puntos de vista [el Lic. Rodrigo Bonilla es notario público suplente en Tampico, Tamaulipas y fuimos compañeros tanto de carrera como de maestría].

      Lo que tu dices es lo correcto desde el punto de vista teórico, el problema que yo he visto que muchas notarías públicas ofrecen, además de los servicios de protocolización de actos y hechos jurídicos, el servicio de asesoría jurídica a sus clientes (redacción de contratos, redacción de actas de asambleas, redacción de poderes, etc.) y es ahí donde yo he encontrado los errores. Obviamente, no todos los notarios (o mas bien sus empleados) cometen los errores que yo he comentado y visto en diversas ocasiones, pero tampoco me podrás negar que varios notarios no revisan lo que firman (confiando en lo hecho por sus empleados).

      Por otro lado, por lo menos en Nuevo León, la Ley del Notariado impone a los notarios la obligación de “asesorar” a sus clientes, lo cual puede tomarse en sentido amplio o restringido. En sentido amplio sería desde ofrecer el servicio jurídico de generación de documentos y en sentido restringido sería que el notario, cuando un cliente llegue con un documento previamente redactado, le diera sus puntos de vista para mejorar o proteger aun mas al cliente.

      Ahora bien, si el cliente llega con sus documentos previamente redactados y el notario hace comentarios y aun así el cliente (o sus abogados corporativos) deciden no tomar en cuenta los comentarios del notario, entonces estoy completamente de acuerdo contigo en que el notario no tendría ningún responsabilidad, pero no así cuando el cliente no conoce de derecho y llega a la notaría buscando un servicio de calidad (y buscando ahorrarse algo de honorarios tal vez). Recuerda, y estoy seguro que coincidirás conmigo, que muchas personas llegan a la notaría a pedir un servicio y dan por hecho que lo realizado esta bien hecho porque lo hizo (o mas bien porque lo firmó) un notario público, pero desgraciadamente no siempre pasa así.

      Pregunta… en Tamaulipas los notarios no tiene la obligación/facultad de asesorar a sus clientes? Te lo pregunto por lo último que dices en tu comentario (honestamente no recuerdo qué establece la ley Tamaulipeca al respecto).

      Te mando un saludo y seguimos en contacto!

      Jorge Mafud.

  4. Jorge Mafud
    Jorge Mafud Dice:

    Gracias Mendez por tu comentario… definitivamente estoy convencido de que los empleados de las notarias se equivocan dada la carga de trabajo que tienen, que generalmente es mucha… pero bueno, no es excusa porque, finalmente, lo que cobran los notarios por su trabajo no, tampoco, poquito.

    Saludos!

    Jorge Mafud.

  5. Mendez
    Mendez Dice:

    Tienes razón, como anécdota les cuento que recibí una escritura de cierta empresa muy importante dedicada a la elaboración y venta de tamales y en todo el objeto social jamás mencionan la venta de tamales, tenían facultades para comprar ingredientes, para hacerlos, para hacer bebidas gaseosas, pero nunca para vender los dichosos tamales, este error no lo habían detectado en muchas empresas “grandes” a las que les proveen el producto, y al hacer el comentario se indignaron y así siguen vendiendo un producto que no están autorizados.

    saludos

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